Det hedder deadline

“Deadlines” er et nøglebegreb for alle som arbejder med projekter. Der findes ingen projekter uden at der er noget der skal leveres – og leveres til tiden. Så hvorfor virker det stadig som om “deadline” er et helt nyt begreb for mange?

Billede af Ralph Rickenback

Billede af Ralph Rickenback

Det er muligt at jeg har været uheldig, men i alle projekter jeg har arbejdet på har jeg aldrig, og jeg gentager aldrig, oplevet et projekt hvor alle deadlines blev overholdt. Det er måske også meget forlangt, men det er alligevel tankevækkende. For det virker tit som om ordet simpelthen ikke betyder noget – eller i hvert tilfælde betyder noget andet for nogen mennesker. Også for projektlederne.

Jeg spurgte engang til et kursus en række af projektledere hvad der skete hvis en af deltagerne i projektet missede en deadline. Det overraskende svar var: “ikke rigtig noget”. Men det er sandheden. De fleste projektledere gør ikke rigtig noget når en deadline bliver misset. Fordi det sker hele tiden, og fordi de som projektledere har uendeligt svært ved at træde ind i det ledelsesrum, hvor man kan kommunikere den slags krav.

I nogen organisationer og brancher er missede deadlines nærmest normen. Jeg har kendt virksomheder hvor der ikke blev misset en deadline i ny og næ. Nej – det var store sager når der blev overholdt en. Normalen var at deadlines de skred lidt – og at ingen gjorde noget ved det.

At sætte deadlines

Konsekvensen ved alle de missede deadlines er ofte at projektlederen så sætter falske deadlines. De sætter datoer der ligger forud for der hvor tingene skal bruges, men bare for at være sikre. Problemet med det er, at det bliver nemt gennemskuet. At organisationen / projektgruppen begynder at lære, at når en deadline er sat til mandag, så kan man godt vente til torsdag før det giver problemer. Og så er vi lige vidt. Det andet problem med den metode er, at du som projektleder så skal lyve rutinemæssigt for din projektgruppe. Og i min verden er det meget sjældent (læs aldrig) god ledelse at lyve for sine medarbejdere og kollegaer. Så det er en skidt ide.

Jeg foreslår at vi prøver noget andet. Nemlig at tale om tingene. At vi sætter os ned i projektgruppen og gennemgår projektets tidsplan. Sådan at projektlederen ikke er den eneste som forstår hvad der er på spil – og så at de enkelte projektdeltagere forstår hvorfor de skal overholde de deadlines der er sat. Fordi de er rimelige. Og fordi de er vigtige.

At træde i karakter

Når vi så har gjort det – så kan vi også tillade os at træde i karakter. Så kan vi pludselig med større vægt gå ned til den enkelte projektdeltager, se vedkommende i øjenene og sige: “du lovede mig, at du afleverede i dag …” – for nu er vi medansvarlige – og så er den slags forespørgsler helt rimelige.

Og ja – der kan sagtens stadig være nogen der misser en deadline. Faktisk er det 100% sikkert at der vil være nogen som misser en deadline. Så er det vigtigt at vi åbner for kommunikationen om det. For hvis du ved at du misser en deadline på torsdag – så er det bedre at sige det tirsdag, så projektlederen har en chance for at planlægge udenom det, end det er at vente til torsdag, hvor det hele brænder på. Ærlighed og åbenhed er, både for projektleder og projektdeltager, en god vej til bedre deadlines – og bedre overholdelse af dem.

5 tanker om "Det hedder deadline"

  1. Rasmus Frey

    God artikel og jeg er bestemt enig i vigtigheden af deadlines og det irriterende i ikke at kunne overholde dem. Du har dog en sætning som springer lidt i øjnene og det er: “… så at de enkelte projektdeltagere forstår hvorfor de skal overholde de deadlines der er sat. Fordi de er rimelige. Og fordi de er vigtige.”

    Jeg oplever ofte at deadlines ikke overholdes fordi de projektdeltagere som skal overholde disse deadlines ikke har haft mulighed eller været med til at sætte dem. Det er ganske enkelt deadlines som er trukket ned over hovedet på de udførende. Ganske ofte sker der også det, at det øvre lag ikke vil lytte når de udførende så påpeger at der arbejdes efter urealistiske deadlines. Så har sygdommen spredt sig og deadlines bliver noget man bare ignorere og de mister deres effekt fuldstændig..

    Jeg læste sætningen som: “Hey vi (nogle andre) har sat nogle deadlines de er vigtige fordi dit og dat så dem skal I (de udførende) bare overholde”. Men selvfølgelig hvis sætningen: “…At vi sætter os ned i projektgruppen og gennemgår projektets tidsplan…” betyder at tidsplanen også kan ændres/tilpasses (med gode argumenter selvfølgelig) af projektdeltagerne (uden sure miner fra ledelsen) så er alt i skønneste orden. Egentlig synes jeg ikke den skulle være lagt af andre end projektdeltager og interessenter i første omgang, det giver de mest realistiske deadlines at lade dem som skal udføre arbejdet få indflydelse på hvordan de ligger.

    Lad os kommunikere og lad os planlægge i fællesskab.

    Svar
  2. Dick

    Jeg har set alle dine videoer om bestyrelsesarbejde – referater, deadlines, mødekultur osv., og fatter slet ikke, at når det hele i bund og grund er så enkelt, hvorfor ingen så gør noget ved det i de enkelte bestyrelser.

    Bestyrelsesarbejde er gerne Tordenskjolds soldater, og de nye sidder bare til pynt i bedste tilfælde eller sinker arbejdet med deres uvidenhed i værste.

    Når det endelig lykkes at få sammensat en god bestyrelse i et beboerdemokrati, er der altid nogen som stiller op ved den årlige generalforsamling – og så kan man starte forfra igen.

    Glæder mig til den dag, hvor du kommer med et nyt indlæg: Hvordan man sammensætter en god bestyrelse – og beholder den 🙂

    Tak for dine videoer. Jeg vidste det meste i forvejen, men de har alligevel gjort mig mere målrettet, og de gange det går for langsomt, gør jeg bare arbejdet selv.

    Svar
    1. Adam Bindslev Forfatter

      Tak for din respons – rart at høre at det kan bruges. Og du har ret, når det er så simpelt, hvorfor gør man det så ikke bare. Mit svar er: fordi det kræver forandring, og det er vi dårlige til som mennesker. Vi frygter forandring. Og vi har alt alt for nemt ved at falde tilbage i gamle (u)vaner. Så selvom vi godt ved at det ikke er en optimal måde at gøre tingene på – så gør vi det alligevel.

      Jeg skal se om jeg kan lave noget om sammensætning af bestyrelser og teams. Stay tuned.

      Svar

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *