Inspirationsklip: Mødeledelse 4 – Referat og beslutninger

I sidste ende holder vi møder for at tage beslutninger. Vi gør det også for at diskutere, men i til sidst skal vi beslutte hvad der så skal ske. I dette inspirationsklip taler jeg om betydningen af beslutninger, og hvorfor man altid skal lave et referat.

Mødet er kommet godt igang, og efter ca. 25 minutter er der en som siger: “Er der forresten nogen der skriver referat?”. Alle kigger ned i bordet og forsøger at undgå øjenkontakt med spørgeren. Til sidst melder en nede fra enden af bordet sig med ordene: “Jeg kan godt, men det bliver bare lidt noter”.

Nej – sådan skal det ikke være. Hvis det har været besværet værd at indkalde 7 mennesker til at bruge to timer til at holde møde – så er det også besværet værd at skrive et referat af det. Ikke nødvendigvis et referat der nedskriver alt hvad alle sagde (det er der nemlig ikke nogen der gider læse alligevel), men et referat der markerer hvad der blev besluttet. Det er vigtigt!

Mødeledelse og beslutninger

Og det er vigtigt fordi vi skal have taget nogle beslutninger. Det er en af hovedårsagerne til at holde et møde – om det så er et bestyrelsesmøde, projektmøde, skole-hjem-samtale, team-møde, medarbejderudviklingssamtale eller noget helt femte. Vi sætter os i samme rum for at tage beslutninger.

En beslutning er kun en beslutning hvis man kan besvare tre spørgsmål, nemlig:

  • Hvad skal der gøres
  • Hvem skal gøre det
  • Hvornår skal det være gjort

Hvis ikke vi får sat handling, person og deadline på – så er det ligemeget. Så forlader alle mødet i en forvisning om at beslutningerne vil blive ført ud i livet af en usynlig hånd. De vil komme til næste møde, og blive forbavsede over at det ikke er sket. Derefter kan man så bruge et par timer på at diskutere, hvem der burde have gjort det.

Det slipper man for hvis man får skrevet “hvad, hvem, hvornår” ned i referatet. Så vil alle have informationen om hvad der skal gøres – og det bliver super nemt at følge op på det ved næste møde.

Det er egentlig simpelt. Så meget desto mærkeligere at det ikke sker oftere.

<embed src="http://vimeo.com/moogaloop.swf?clip_id=61100652" type="application/x-shockwave-flash" width="400" height="300"></embed>

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *