Overkommunikation er svært

Forholdet mellem kunde og leverandør – projektejer og projektleder – er altid lidt kompliceret. Men som i andre komplicerede forhold kan det tit løses ved at kommunikere lidt bedre.

Der er ikke noget værre end at vente på en som skal ringe (billede af Wstryder)

Der er ikke noget værre end at vente på en som skal ringe (billede af Wstryder)

Vi kender det fra når vi har bestilt en håndværker til at komme. Eller vi venter på telefonmontøren, vinduepudseren, pakkeposten eller alle mulige andre. Ventetid er lig med frustrationstid. Når vi blive usikre på hvornår noget sker, så bliver vi utålmodige. Sådan er det bare at være menneske. Det er et af livets realiteter – og det gælder for os allesammen i større eller mindre grad.

Vi kan ikke gøre så meget ved det når det er os der er kunde / projektejer. Så må vi leve med det, og gøre det vi altid plejer. Nemlig at ringe, skrive, SMSe eller andet for at få en status på hvornår det vi venter på sker. Det er frustrerende.

Men som leverandør / sælger / projektleder kan vi gøre meget ved det. Vi kan forhindre det fuldstændig faktisk. Nemlig ved at kommunikere. Kommunikere ofte, og kommunikere konsistent.

Tidsbestemt / handlingsbestemt kommunikation

Vi kan helt grundlæggende skelne mellem to former for kommunikation – den tidsbestemte og den handlingsbestemte. Den sidste er den mest almindelige, og uden sammenligning også den dårligste. Det er der hvor jeg siger: “Jeg ringer når jeg er færdig”, men jeg ikke giver dig nogen som helst chance for at vide om det er i dag, i morgen eller i 2016. Den type kommunikation skaber ingen tryghed. Den skaber bare øget usikkerhed, mere frustration og større utålmodighed.

Det modsatte her er den tidsbestemte kommunikation. Det er den kommunikation som finder sted på et bestemt, forudsigeligt, tidspunkt – og det ligemeget hvor meget eller lidt der er at sige. At vi aftaler med kunden / projektejeren at de hører fra os hver anden fredag. Eller mandag-onsdag- fredag i hurtigere projekter. Eller hver dag hvis det er det som skal til. Og de hører fra os ligemeget hvad det er vi har at sige. Også når vi skal sige “i denne uge var der ferie, så vi er ikke kommet videre – men i næste uge vil vi ….”. For selv den oplysning er værdifuld. For mig som modtager er al information vigtig. Fordi den gør mig tryg, og forhindrer mig i at skulle tage telefonen eller skrive en sur mail.

En kombination

Man kan godt kombinere den handlingsbestemte og den tidsbestemte kommunikation. At man har faste aftaler om hvornår man, helt sikkert, står i kontakt – og så stadig har muligheden for at opdatere hvis der sker noget særlig vigtigt. For hvis man har en virkelig engageret kunde eller projektejer, så er det næsten umuligt at overkommunikere. Man skal skrive virkelig mange mails før folk syntes man skriver for meget, og hvis man skriver om noget relevant bliver det altid modtaget godt.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *